Sie haben noch keinen Fast Close Monatsabschluss eingeführt? D.h. Ihre Ergebnisse liegen erst nach 10 bis 20 Tagen vor? Ihr Management benötigt aber deutlich früher verlässliche Zahlen, um das Unternehmen steuern zu können?
Dabei gibt es Möglichkeiten Ihren Monatsabschluss wesentlich zu verkürzen!
Ein Monatsabschluss nach 4 Tagen ist tatsächlich möglich!
Meine 5 Erfolgsfaktoren aus der Praxis für einen schnellen Abschluss
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Gutes Zusammenspiel zwischen allen beteiligten Abteilungen.
- Stellen Sie einen Ablaufplan zusammen mit klar formulierten Aufgaben: Wer macht was bis wann im Abschlussprozess. Ausgehend vom Monatsultimo wird ganz pragmatisch zwischen Finanzbuchhaltung, Controlling und anderen Abteilungen festgelegt, welche Aufgaben bis Tag X und Uhrzeit Y zu erledigen sind.
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Hoher Grad der Automatisierung in der Buchhaltung
- Wer am Monatsende noch Belege zusammensuchen muss, wird die 4 Tage nicht hinbekommen. Die Rechnungsverarbeitung von Debitoren (Ihre Kunden) und insbesondere Kreditoren (Ihre Lieferanten) müssen fast automatisch verlaufen, so dass Sie am Ende lediglich noch die letzten offenen Rechnungsbelege verbuchen oder in einer Summe zusammenzählen und als Rückstellung buchen.
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Unbedingte Automatisierung der Rechnungsfreigabeprozedur
- Die häufigste interne Regel ist die Rechnungsfreigabe nach dem 4-Augen-Prinzip. Stellen Sie sicher, dass die Prüfung/Freigabe von den Verantwortlichen sehr kurzfristig (max. 3 Tage nach elektronischem Eingang) durchgeführt wird und Stellvertreter im Falle der Abwesenheit benannt sind. Die Summe der ausstehenden, noch nicht abgezeichneten Rechnungen wird dann automatisch als Rückstellung verbucht oder abgegrenzt.
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Smarte Standards bei Rückstellungen und Abgrenzungen
- Definieren Sie genau, wie üblicherweise die Rückstellungen (ausstehende Rechnungen für erfolgte Leistungen) und Abgrenzungen (im Prinzip das Gegenteil, also erhaltene Rechnungen ohne erfolgte fertige Leistung) gerechnet werden sollen. Moderne ERP Systeme bieten dafür sogar programmierbare Läufe an. Das Controlling könnte ggf. abteilungsübergreifende Unterstützung bieten und vorbereitete Templates verschicken oder gleich automatisierte Berichte aus BI-Systemen bereitstellen. Unter Umständen erübrigt sich dann sogar die Beteiligung dieser Fachabteilung, so dass wieder eine Schnittstelle weniger im Abschlussprozess existiert.
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EDV-Abläufe in eine logische Abfolge bringen:
- Legen Sie mit den Spezialisten gemeinsam einmalig fest, welche EDV-Prozeduren im Abschluss generell ablaufen müssen und welche Schritte jeweils vorher zu erfolgen haben. Zum Beispiel müssen die Intercompany Buchungen abgeschlossen sein, bevor die Rückstellungen gerechnet werden. Oder die Umsatzbuchungen müssen erfolgt sein, bevor das Controlling mit den Abgrenzungsläufen beginnt usw. Ein wichtiger Aspekt ist hier auch, dass zum Zwecke der Zeitersparnis wichtige Abfragen live, also online verfügbar sein müssen. Sonst wird im Zweifel das Controlling immer eine Nacht warten müssen, bis im BI-System die neuesten Daten zur Verfügung stehen.
Stellen Sie sich vor: Sie haben den Monatsabschluss auf 4-5 Tage verkürzt!
Herzlichen Glückwunsch!
Aber die unangenehme Nachricht ist: Zur Kommentierung benötigen Ihre Abteilungen mindestens noch einmal mindesten 5-10 Tage, wenn sie schnell sind. Erst danach haben Sie als Manager verstanden was gut oder schlecht gelaufen ist und können aktiv gegensteuern.
Die fatale Nachricht ist also: Sie sind trotzdem mindestens 3-6 Wochen zu spät dran mit der Steuerung Ihrer Stark- und Schwachstellen im Unternehmensbereich. Denn beispielsweise sind Vertriebsentscheidungen zeitlich weit vorher gefallen: Der Kunde hat lange vorher bestellt. Die Produktion hat schon längst gearbeitet. Das Kind ist also schon in den Brunnen gefallen. Sie können es nur noch herausholen und den Brunnen abdecken lassen. Sprich, Sie erkennen die Fehler im Prozess erst nachträglich, minimieren vielleicht noch deren Folgen, können Sie aber nicht mehr verhindern.
Wie Sie Ihre Zahlen noch schneller erhalten können!
Dabei gibt es auch hierfür Lösungen, um genau diese Zeitspanne zwischen der Geschäftsentscheidung und dem Wirksamwerden in den Unternehmenszahlen mit modernen Controllingmethoden zu überbrücken.
Eine Lösung besteht zum Beispiel in Business Intelligence Systemen, die Sie und Ihr Management mit modernen Dashboards, zum Beispiel realisiert mit MS Power BI, versorgen. Dort bekommen Sie zeitnahe Informationen über alle Unternehmensbereiche und können schon vor dem Fast Close Abschluss eingreifen.
Eigentlich sogar jeden Tag in Echtzeit!
Ihr
Christoph Reger
Über Christoph Reger
Der Autor verfügt über mehr als 20 Jahre aktive Erfahrung im Vertriebscontrolling in leitender Position in einem börsennotierten Unternehmen im Vertrieb von Investitionsgütern im dreistelligen Millionenbereich.
Nebenberuflich ist er Autor und Dozent im Fachgebiet Vertriebsbonussysteme und Programmierer für maßgeschneiderte Dashboards realisiert mit Power BI für mittelständische Unternehmen.
